Nous entendons par « renseignement personnel » tout renseignement concernant une personne physique qui, pris individuellement ou combiné avec d’autres données ou renseignements, permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles comme le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone au travail.

Il peut s’agir autant des renseignements recueillis sur et auprès du personnel que ceux de la clientèle ou des usagers.

Akonovia s’efforce de limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquelles ils sont recueillis. À moins que la personne concernée y consente ou que la loi ne le prévoie, Akonovia ne divulgue ni n’utilise de renseignements personnels à des fins autres.

Par ailleurs, Akonovia obtient généralement les renseignements personnels nécessaires directement auprès des personnes concernées, et ce, avec leur consentement, sous réserve des exceptions prévues à la loi. Akonovia ne recueille, n’utilise, ni ne divulgue de renseignements personnels sans consentement ou sans qu’elle soit autorisée par la loi ou obligée de le faire.

Il y a lieu de noter que toute personne a le droit de refuser de communiquer ses renseignements personnels à Akonovia, sous réserve des obligations légales de Akonovia et en contrepartie du risque que Akonovia ne puisse offrir le service demandé ou ne puisse exécuter le mandat confié.

Dans le cadre de ses opérations et de ses activités, Akonovia utilise et collecte directement auprès des personnes concernées les renseignements personnels suivants :

• Les renseignements personnels relatifs à l’embauche et au recrutement, notamment les coordonnées des individus, leur curriculum vitae, leurs diplômes et autres informations sur leurs parcours et leurs expériences;

• Les renseignements personnels relatifs et nécessaires à l’emploi, notamment, les coordonnées bancaires et le numéro d’assurance sociale;

• Les coordonnées des clients.
Ces renseignements personnels sont collectés directement auprès de la personne concernée qui nous les remet de façon numérique.
Autrement, Akonovia collecte certaines données à partir de son site web ou de ses plateformes en ligne lesquelles sont automatiquement générées par le navigateur et transmises par moyen technologique et sont essentiellement les suivantes :

• Les coordonnées des utilisateurs du site web ayant complétés le formulaire en ligne;

• Les données de navigation et autres renseignements accessibles à partir des fichiers témoins (« Cookies »).
Les fichiers témoins (« Cookies ») sont générés par le navigateur et placés sur l’appareil électronique de l’utilisateur afin de récolter les données de navigation utiles et nécessaires. La fonction relative aux fichiers témoins peut, en tout temps, être désactivée sur le navigateur ou à partir de l’appareil utilisé.
Conformément à la loi, Akonovia collecte également des renseignements personnels auprès de tiers. La collecte est faite avec le consentement de la personne concernée ou en s’assurant qu’ils ont été légalement recueillis et communiqués par le tiers. Ces renseignements peuvent comprendre, mais sans s’y limiter les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence fournies par l’employé.

Akonovia utilise ces renseignements personnels uniquement aux fins indiquées au moment de la collecte ou conformément à la loi et aux exigences règlementaires. Cela inclut, notamment, les finalités suivantes :

• Communiquer avec nos employés et remplir nos obligations d’employeur à leur égard, notamment, le versement des paies et les inscriptions aux différents régimes offerts;

• Évaluer les candidatures pour les postes à combler et appliquer les différentes politiques internes;

• Communiquer avec nos clients et assurer nos services;

• Communiquer avec l’utilisateur de notre questionnaire web et répondre, au besoin, à ses questions;

• Dans le cadre des fichiers témoins, mémoriser les réglages, les préférences et produire des compilations statistiques et autres analyses internes afin d’améliorer le développement des affaires et le marketing;

• À des fins nécessaires ou accessoires aux biens ou services fournis;

• À toutes autres finalités auxquelles une personne a consenti.

Akonovia peut être amené à divulguer et communiquer certains des renseignements personnels en sa possession pour les raisons ci-après décrites et auprès des tiers suivants :

• Fournisseurs de services en matière de ressources humaines et de comptabilité;

Afin de remplir ses obligations d’employeur, d’héberger les renseignements des employés et de procéder à leur souscription aux différents programmes offerts.

• Organismes publics et gouvernementaux;

Afin de remplir ses obligations d’employeur.

• Fournisseurs de services en matière d’hébergement de données;

Afin d’héberger les données nécessaires aux activités, y compris la gestion des ressources humaines.

• Fournisseurs de services web;

Afin d’analyser le site Web et sortir les témoins qui s'y trouvent tels que les témoins strictement nécessaires, témoins de statistiques, témoins de préférences et témoins de marketing.

Par ailleurs, il est possible que Akonovia communique d’autres renseignements personnels lorsqu’elle est autorisée ou requise de le faire par la Loi, notamment, aux organismes publics et gouvernementaux ainsi qu’aux tribunaux.

Avant la communication de tout un renseignement personnel, Akonovia s’assure toujours d’être autorisé par la Loi ou d’obtenir le consentement de la personne visée.

En aucun temps, Akonovia ne vendra ni n’échangera de renseignements personnels moyennant paiement.

Akonovia a recours à des fournisseurs de services, notamment pour le stockage de données, situés à l’extérieur de la province de Québec. Or, des renseignements personnels sont transférés et ainsi communiqués dans des endroits situés à l’extérieur de la province.

Akonovia s’assure toutefois que tout renseignement personnel communiqué à l’étranger soit transféré vers des pays, états ou territoires ayant un régime juridique et des principes de protection des renseignements personnels similaire, ou que les renseignements personnels soient protégés de manière adéquate par des moyens techniques, organisationnels, contractuels ou autres moyens légaux appropriés.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire à leur utilisation et aux fins prévues dans la présente Politique après lesquelles, ils seront détruits.

Tel que mentionné, les renseignements personnels détenus par Akonovia sont communiqués à l’étranger et peuvent donc y être conservés. Akonovia rappelle, toutefois, qu’elle s’assure que les renseignements conservés à l’étranger sont protégés adéquatement par les moyens mentionnés.

MESURES DE SÉCURITÉ RELATIVES À LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Puisqu’aucune méthode de conservation et de transmission de données n’est infaillible, la sécurité des renseignements personnels ne peut être garantie par Akonovia.

Toutefois, Akonovia applique les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels conformément aux principes reconnus.

Entre autres, les renseignements personnels détenus par Akonovia sont uniquement accessibles par les membres du personnel ayant la qualité et l’autorisation pour l’exercice de leurs fonctions selon une politique interne bien établie.

Par ailleurs, Akonovia a mis en place des politiques et procédures internes appropriées afin d’éviter tout incident relatif aux renseignements personnels (accès non autorisé, communication non autorisée, traitement illégal, perte, vol, etc.), notamment, de la formation et la signature d’ententes de confidentialité.

Elles déterminent également l’encadrement applicable en matière de prévention et de sécurité de l’information, d’incidents de confidentialité, d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée en matière de traitement des plaintes et des demandes.

Tout individu concerné par la collecte, l’utilisation, la communication et la divulgation de ses renseignements personnels par Akonovia a droit d’y avoir accès. Cet individu a également le droit de rectifier les renseignements personnels s’ils sont inexacts, incomplets, équivoques ou si leurs collecte, communication ou utilisation sont interdites par la loi de même que le droit de les supprimer dans certains cas.

L’individu concerné peut exercer le droit applicable en formulant par écrit une demande au Responsable de la protection des renseignements personnels qui veillera à l’assister au besoin.

La direction de Akonovia a délégué la gestion des renseignements personnels de l’entreprise à sa Directrice en ressources humaines. Ce responsable de la protection des renseignements personnels est chargé d’assurer l’entière gestion relative aux renseignements personnels dont la mise en place et l’approbation d’un programme de protection, de politiques, de mesures, leur respect et leur efficacité ainsi que l’assistance pour le traitement des demandes et des plaintes et leurs suivis.

Pour l’exercice d’un droit, pour formuler une plainte ou pour toute question sur la gestion des renseignements personnels chez Akonovia, il est possible de contacter :

La Directrice en ressources humaines
Adresse courriel : sisidore@akonovia.ca
Adresse postale : 1100 boul. René Levesque Ouest
Montréal, Québec, H3B 4N4

La présente Politique s’applique uniquement aux sites Web de Akonovia sur lesquels elle se retrouve. En aucun cas, Akonovia n’est responsable de la gestion des renseignements personnels de sites Web tiers auxquels il est possible d’accéder à partir de ses propres sites Web.

Il est de la responsabilité de chacun de prendre connaissance de toute autre politique afin de s’assurer de la protection de ses renseignements personnels.

La présente Politique peut être révisée et mise à jour en tout temps afin de se conformer aux normes et aux pratiques applicables et afin de répondre à la réalité et aux changements des opérations et des activités d’Akonovia.